Jak využít intranet pro interní komunikaci

Výraz intranet může v někom vzbudit nostalgické vzpomínky, mladší generace se o něm může naopak dovídat poprvé. Ať už patříte do jedné nebo do druhé skupiny, při hledání ideálního řešení interní komunikace, intranet stále patří mezi nástroje, které byste měli znát a zvážit.

Co je to intranet?

Jak už název napovídá, intranet označuje interní systém, který je určený pro komunikaci uvnitř firmy nebo jiné organizace. Může se jednat i o rozsáhlejší výpočetní infrastrukturu, ale nejčastěji je intranet vnímán jako synonymum pro webovou aplikaci, která usnadňuje komunikaci se zaměstnanci, což ocení hlavně vedení a HR oddělení.

Uzavření interních webových stránek veřejnosti bývalo v minulosti řešeno i jednoduše pomocí privátní IP adresy, ale do intranetu lze v takovém případě přistupovat pouze přímo z počítače v lokální síti. Současný standard se ale neobejde bez zajištění přístupu online a zabezpečení pak je potřeba řešit jinými způsoby. Například přístupem do intranetu pomocí VPN či autorizací při přihlašování uživatele a podobně.

K čemu lze intranet využít?

Komunikačních nástrojů sice existuje celá řada a vývoj vlastní webové aplikace pro účely interní komunikace se může zdát nevýhodné v poměru cena/výkon. Dnes už často přehlížený intranet ale dokáže výrazně zpřehlednit komunikaci, díky tomu, že v jedné aplikaci může nabídnout opravdu hodně využití:

• Správa firemní databáze a dokumentů
• Publikace novinek (oznámení vedení, ohlášení firemních událostí, individuální a týmové ocenění a podobně)
• Prostor pro firemní směrnice, IT tutoriály či FAQ
• Diskusní fóra nebo chaty
• Firemní blog

Obzvlášť ve větších firmách a organizacích tak intranet může výrazně přispívat k větší sounáležitosti zaměstnanců, organizaci práce nebo dohledávání informací při případných potížích.

Současné nástrahy intranetu

Intranet je komunikační nástroj určený pro zaměstnance. Měl by tedy přinášet užitek především jim, aby nehrozilo, že firma bude bojovat s neochotou zaměstnanců intranet používat. Tomu se lze vyvarovat. Stačí si položit několik základních otázek:

• Používá se intranet zaměstnancům dobře? Odpovídá po funkční a vizuální stránce jejich zvyklostem?
• Najdou potřebné informace a dokumenty snadno a rychle?
• Je pro ně obsah zajímavý nebo pouze povinnost?
• Dostává každý zaměstnanec relevantní informace?
• Usnadňuje intranet zaměstnancům komunikaci?
• Je intranet přístupný i na mobilních zařízeních?

Pokud nemůžete na většinu otázek odpovědět kladně, intranet ve vaší firmě nejspíš nebude nejnavštěvovanější stránka v prohlížeči. Ve velkých firmách a organizacích ale stále najde uplatnění. Kam jinam byste třeba umístili anketu o tom, jestli chtějí zaměstnanci jako benefit radši vstupenky do divadla nebo permanentky do posilovny?

Pokud ale i přesto intranet zvažujete, kontaktujte nás MEMOS Software tým a nebo si přečtěte o intranetu na míru.